In 3 stappen een overzichtelijke projectplanning

Elk project, groot of klein, heeft een deadline. Om de deadline te halen, is het belangrijk dat er een planning wordt gemaakt. In een goede projectplanning worden alle elementen van het project opgenomen en worden deze inzichtelijk gemaakt. Met onderstaande stappen maak je van jouw project een projectplanning.

Bepaal de taken

De eerste stap in het maken van een projectplanning is het bepalen welke taken nodig zijn om het project te laten slagen. Het is belangrijk dat er geen handelingen over het hoofd worden gezien. Als deze tijdens het project worden toegevoegd, klopt de planning niet meer en loopt het project vertraging op. Brainstorm daarom met het projectteam over de activiteiten en deel waar nodig de taken op in deeltaken. Door een taak op te delen in meerdere deeltaken maak je een taak inzichtelijker.

Bepaal de doorlooptijd

Zet vervolgens alle taken en bijhorende deeltaken in chronologische volgorde. Bepaal voor elke taak en deeltaak de doorlooptijd. Plan liever iets te veel tijd in voor een taak. Hierdoor bouw je marge op in je project. Mocht er tijdens het project iets gebeuren wat voor vertraging zorgt, dan kun je dat met deze marges recht trekken.

Maak je planning visueel

Maak een overzicht met hierin de taken in chronologische tijdsvolgorde. Schrijf de taken niet alleen uit, maar maak ze visueel door ze bijvoorbeeld in een gekleurd blok te plaatsen. Geef bij elk blok ook de doorlooptijd van de taak aan. Geef de blokken eventueel een kleur die aangeeft welke prioriteit de taak heeft. Je kunt, afhankelijk van het project, een overzicht maken per dag, week, maand of zelfs jaar.

Er zijn hulpmiddelen voor het maken van een goede projectplanning. Zo kun je met James PRO gemakkelijk projecten aanmaken en hier taken aan toevoegen. Deze software zet de taken in een overzicht. Tijdens het project kan de status van de taken bij worden gehouden. Als je niet meer weet hoelang je over een bepaalde taak hebt gedaan, kun je dit in James PRO terugvinden. Zo voorkom je dat je te krap plant.

Deel dit bericht: