6 tips om jouw projectmanagement te optimaliseren!

Wist je dat 2 van de 3 projecten over het budget heen gaan en dat projecten gemiddeld dubbel zo lang duren dan gepland? Met een projectmanager is er één verantwoordelijke voor het verloop van het project. Het is zijn doel om het project af te ronden binnen het afgesproken budget en de afgesproken tijd. In dit artikel vertellen we je alle voordelen van het hebben van een projectmanager!

Minder risico´s

Elk project brengt risico’s met zich mee. Een projectmanager heeft het overzicht over een project en kent het (als het goed is) van binnen en buiten. Hierdoor kan hij risico’s inschatten en sneller schakelen wanneer het niet loopt zoals gepland. Zonder projectmanager is de kans aanwezig dat, wanneer het verkeerd gaat, het te laat wordt opgemerkt. Dit leidt vaak tot extra kosten. Kosten die er dus niet waren geweest met een projectmanager!

Lagere projectkosten

Zoals we net al even noemde; het verkeerd inschatten van risico’s kan dus geld kosten. Maar ook wanneer het project en de voortgang niet in de gaten worden gehouden kunnen de kosten snel oplopen. Het is de taak van de projectmanager om zijn team zo efficiënt mogelijk te laten werken. Projecten lopen vaak uit. Als je dat weet, kan je er rekening mee houden. Bereken altijd extra uren in je calculatie. Bijvoorbeeld een percentage van het totaal aantal uren dat in de offerte staat. Hiermee snijd je jezelf niet in de vingers en voorkom je stress.

Minder stress bij de projectgroep

De projectmanager is het aanspreekpunt van de projectgroep. Dat betekent dat de groep met al hun vragen bij de projectmanager aankloppen. Dus ook wanneer zij stress ervaren kunnen ze dit bij de projectmanager aangeven. Het is dan zijn taak om met de betreffende persoon te kijken naar het probleem en deze zo snel mogelijk op te lossen. Daarnaast zorgt hij voor een goede tijdsplanning, waardoor er (als het goed is) minder stress ontstaat. Daarom is een uitloop berekenen een goede zet. Hiermee geef je het signaal af dat er ruimte is om wat meer tijd te pakken wanneer het niet loopt zoals gepland. Je beperkt tegelijkertijd ook de risico’s.

Project kan sneller voltooid worden

Zonder projectmanagement kunnen projecten snel uitlopen. Dit komt omdat de tijd en planning niet bewaakt worden. Een projectmanager zit hier bovenop en zorgt dat de planning uitgevoerd wordt zoals het bedacht is. Wanneer iemand uitloopt is een projectmanager hiervan op de hoogte en kan hierop inspelen door de planning aan te passen, waardoor andere projectleden niet in de knel komen met hun taken.

Project wordt op de juiste manier afgerond

Wanneer een project klaar is, wordt in veel gevallen de factuur gestuurd en na de betaling is het project klaar. Dat is natuurlijk wat oppervlakkig, maar een projectmanager kan net voor de betere afronding zorgen. Hij weet precies wat er in het project gebeurd is en kan dus goed inschatten wat er nodig is om het project af te ronden en het contact warm te houden. Daar komt ook een stukje nazorg bij kijken.

Tijd voor nazorg

Bij het takenpakket van de projectmanager hoort vaak ook een stukje nazorg. Hoe heeft de klant het project ervaren? Hebben ze goede reacties gehad? Of misschien verwachten ze nog iets? Daar kom je in de nazorg dan zelf achter. Als je daar goed op inspeelt en de verwachting waar maakt, is de klant vaak tevreden. Zonder projectmanager schiet de nazorg er in de meeste gevallen bij in. Toch is het een belangrijk onderdeel om je klanten te behouden, doordat je net even dat stapje extra zet.

Met James PRO heb je de mogelijkheid om alle data van het project op één plek te verzamelen. Klant gegevens, notities, taken, offertes en facturen. Zo wordt projectmanagement nóg effectiever, sneller en overzichtelijker. 

Deel dit bericht: