Timemanagement verbeteren! Tips voor managers

Het einde van het jaar is bijna in zicht. Vaak ligt de druk deze periode hoger omdat de doelstellingen gehaald moeten worden. Ondanks het overwerken, lijkt er geen einde te komen aan je takenlijst. Maar waarom ben je eigenlijk zo druk? Misschien is je timemanagement niet op orde. Wij geven je een aantal tips om je timemanagement skills te verbeteren.

‘’Zoveel te doen, zo weinig tijd’’ en ‘’te veel werk op mijn bord’’ klinkt menig manager niet onbekend in de oren. Waar de een vooral bezig is met nadenken over hoe druk ze wel niet zijn, is de ander bezig met het optimaliseren van zijn werkdagen om het beste eruit te halen. Veel mensen werken niet meer dan 8 uur per dag en halen nog steeds de deadlines. De truc is niet sneller werken, maar slimmer werken!

Tip #1 Plan je takenlijst

Zorg dat je een planning hebt voor je werkdagen. Stel taken op en verdeel deze over de dag. Je kunt het beste ’s ochtends beginnen met iets wat je minder goed afgaat of je het minste leuk vindt om te doen. Wat je makkelijk af gaat of wat je leuk vindt om te doen. Bedenk welke taken je over de hele week moet uitvoeren en pik hier de leukste uit. Verdeel deze taken over de middagen. ’s Ochtend ben je het meest geconcentreerd en kun je de taken doen die lastiger zijn. Zo eindig je de werkdag met iets makkelijks (als je er niet tussendoor komt natuurlijk). Dit werkt motiverend.

In James PRO kun je takenlijsten maken en in één overzicht zien wat je die dag of week moet doen. In dit overzicht kun je gemakkelijk taken afvinken als je ze hebt afgerond. Afgeronde taken kleuren groen in je planning. In de loop van de dag wordt je planning steeds groener. Dit werk ook motiverend.

Tip #2 Stel prioriteiten

Stel prioriteiten voor alle taken die je hebt. Natuurlijk is al het werk dat je uitvoert belangrijk, maar toch is het belangrijk onderscheid te maken. Als je aan alle taken hoge prioriteit geeft, kan dit demotiverend werken. Categoriseer de prioriteiten bijvoorbeeld met: taak moet gelijk gebeuren, taak kan later, taak kan aan iemand anders toegewezen worden of vervallen. Uiteraard moeten de taken die gelijk moeten gebeuren aan het begin van de dag uitgevoerd worden.

Tip #3 Elimineer afleiding

Veel tijd gaat verloren als je niet geconcentreerd te werk gaat. Als je dit lastig afgaat of merkt dat een werknemer dat heeft, stel dan een timer in. Je werkt bijvoorbeeld een half uur aan een stuk door en neemt vervolgens 5 minuten pauze. Als je weet dat je je steeds maar een half uur goed moet concentreren en wordt beloond met een pauze, gaat het je vaak gemakkelijker af.

Tip #4 Houd de voortgang bij

Een belangrijke tip als het gaat om timemanagement is het bijhouden van de voortgang of de status van projecten. Controleer de takenlijsten van werknemers om te zien of zij geen achterstallige taken hebben en het project nog op schema loopt. Het is cruciaal om te weten of je voortgang boekt.

In James PRO vink je taken af en kun je zien welke taken nog gedaan moeten worden. Ook worden achterstallige taken vermeld zodra een werknemer over zijn deadline is. In een project zie je ook hoeveel uur er aan een project is besteed.

Meer weten over James PRO en de mogelijkheden van deze software? Klik dan hier. Al overtuigd? Probeer James PRO dan 14 dagen gratis.