Maak van jouw offerte, de winnende offerte!

Een offerte maken kan op twee manieren. Je kunt een template gebruiken, met een tekst die je bijna niet hoeft aan te passen en waar prijzen al helemaal vastliggen. Maar een andere optie is om de offerte persoonlijk te maken, de klant het gevoel te geven dat je een offerte op maat hebt gemaakt. Hoe kan je dit doen als toch de prijzen al vastliggen?

In gesprek met de (potentiële) klant

Zelfs in het eerste gesprek met de klant kun je je voorbereiden op een offerte. Noteer bijvoorbeeld alle quotes die je klant zegt. Blijf doorvragen als je iets niet begrijpt, op deze manier toon je interesse en maak je uiteindelijk een beter passende offerte. Zorg dus dat je veel informatie hebt opgeschreven tijdens dit gesprek. Schrijf ook dingen op die je je tussendoor bedenkt. Dit kan je helpen om de klant alternatieve oplossingen of extra aanvullingen te bieden.

Offerte opstellen

Na het gesprek met de klant wil je een offerte op gaan stellen. Maar welke informatie ga je daarin verwerken? Selecteer een paar quotes van het gesprek die je terug laat komen in de offerte. Hiermee laat je zien dat je geluisterd hebt. In het gesprek heb je (als het goed is) de wensen van de klant besproken. Benoem alternatieve oplossingen, zo bied je de klant een keuze en kan je hem het gevoel geven dat je met hem meedenkt. Heb je een mooie offertetekst geschreven? Laat hem dan altijd even aan iemand lezen die niet weet waar het over gaat. Vraag of hij begrijpt wat er staat en pas het aan waar nodig.

Vormgeving

Misschien heb je er geen rekening mee gehouden, maar de vormgeving van je offerte kan doorslaggevend zijn. Een rustige offerte heeft meer effect dan een kleurrijke en drukke offerte. Je huisstijl kan misschien kleurrijk en druk zijn, maar dat hoeft niet helemaal doorgevoerd te worden in de offerte. Maak het de lezer gemakkelijk om door de offerte heen te gaan. Hier een aantal tips voor een overzichtelijke offerte:

  • Gebruik maximaal 15 woorden per zin.
  • Maak gebruik van titels boven alinea’s.
  • Wissel tekst af met opsommingen.
  • Tekst in de kleur zwart in 10 pt met regelafstand 1,25.
  • Toch extra kleuren gebruiken? Gebruik er dan maximaal 2.
  • Lijn de tekst links uit, zonder afbrekingen
  • Geef afbeeldingen en illustraties de ruimte!

Evaluatie

Heb je een structuur voor je offerte bedacht? Denk dan niet dat je klaar bent. Het is goed om een keer in de zoveel tijd te evalueren op de offertestructuur. Werkt het wel, waar loop je tegenaan en wat kan er beter? Zie dit document als een levend document, wat je steeds weer aanpast op de behoefte van de klant. Maak er geen trucje van wat je steeds herhaalt, maar steek hier echt tijd en aandacht in. Want alleen dan wordt jouw offerte een winnende offerte!