Facturatie optimaliseren? Zo doe je dat!

Veel ondernemers hebben een haat-liefde relatie met factureren. Facturatie zorgt voor brood op de plank, maar eigenlijk vindt niemand het echt leuk om te doen. Het hoort nou eenmaal bij het ondernemerschap. Gelukkig zijn er meerdere manieren om de facturatie sneller en makkelijker te laten verlopen. Maar hoe doe je dat?

Houd gegevens bij

Elke onderneming heeft te maken met een bepaalde vorm van acquisitie. Vanaf het eerste klantcontact is het al van belang om zoveel mogelijk klantgegevens te noteren. Maak een digitale relatie- of klantenmap aan waarin je de gegevens zorgvuldig kunt bewaren. Als je een offerte verstuurt naar de (potentiële) klant hoef je deze niet meer bij elkaar te zoeken. Dit scheelt tijd en voorkomt dat er fouten worden gemaakt. Met James PRO heb je alle klantinformatie op één plek!

Van offerte naar factuur

Zodra de offerte van een klant goed is gekeurd en het project afgerond, maak je hier een factuur van. Ook dit scheelt tijd. Je hoeft niet alle gegevens over te typen. Met de juist software (zoals James PRO) wordt met een druk op de knop de offerte omgetoverd tot een factuur. Waarom zou je een nieuwe factuur maken als alle gegevens al in een document staan?

Houd de status bij

Zorg ervoor dat je de status van de facturen bijhoudt. Controleer of een betaling ontvangen is en verwerk de status van de factuur. Maak een overzicht van de facturen met bijbehorende status. In James PRO kun je facturen koppelen aan boekhoudpakketten. Je kunt dan een factuur aanmaken en bijhouden of deze verwerkt en betaald is. Een snelle manier om in een oogopslag zien welke facturen nog open staan en je een betalingsherinnering moet sturen.

Wees transparant

Niemand wil een factuur ontvangen met daarin allerlei onverwachte of onbesproken kosten. Zorg ervoor dat alles helder in de offerte staat vermeldt en de informatie volledig is. Geef duidelijk aan uit welke kosten het bedrag is opgebouwd.

Verstuur een factuur op tijd

Factureren is niet het leukste klusje om te doen en wordt daarom vaak uitgesteld. Wacht niet met het versturen van een factuur. Hoe later jij een factuur verstuurt, hoe later de betaling binnen is. Ook heb je meer kans dat je dingen vergeet op te nemen in de factuur omdat het al even geleden is. Stel de facturatie dus niet uit en plan een vast moment in voor de facturatie. Zo zorg je dat jouw facturatie altijd up-to-date is.

Van haat naar liefde

Maak van je haat-liefde relatie met factureren een liefdesrelatie. Met James PRO maak en verstuur je in een handomdraai een factuur in je eigen huisstijl. Je maakt eenvoudig van een offerte een factuur, maar je kunt ook handmatig facturen aanmaken. Per project zie je welke producten zijn geleverd en hoeveel uren er gemaakt zijn. Ook kun je projecten filteren op status waardoor het altijd inzichtelijk is welke projecten klaar zijn voor facturatie. Met James PRO gaat factureren makkelijker en sneller.

Meer weten over James PRO en de mogelijkheden van deze software? Klik dan hier. Al overtuigd? Probeer James PRO dan 14 dagen gratis.